Verminderen van te late betalingen

Hoe te vermijden en minimaliseren van niet betalingen

Het innen van betalingen van klanten zou een eenvoudig, routinematig en gestroomlijnd proces moeten zijn, vooral als u beschikt over kredietcontroleprocedures en -systemen. Helaas gebeuren betalingen niet altijd op tijd of zoals gepland, hoe effectief uw factureringsproces ook is.

Te late betalingen kosten bedrijven veel geld

Effectieve betalingspraktijken

Wat betalingen betreft, zijn er enkele eenvoudige dingen die u kunt doen om uw bedrijf de beste kans te geven de betalingsachterstand van klanten te verminderen. Vergeet niet dat u recht hebt op betaling voor wat u hebt gedaan.

Om klanten aan te moedigen snel te betalen en de gevolgen van betalingsachterstanden te beperken, moet u:

• Uw klanten leren kennen en kredietcontroles uitvoeren voordat u kredietvoorwaarden en passende kredietlimieten aanbiedt
• uw betalingsvoorwaarden expliciet maken en eventuele kosten voor betalingsachterstand vermelden om geschillen te voorkomen
• Deelbetalingsvoorwaarden overeenkomen om 50% vooraf te betalen en 50% na voltooiing
• Zorg ervoor dat uw administratie efficiënt verloopt en stuur facturen tijdig
• Bied verschillende betalingsmogelijkheden zoals automatische incasso, doorlopende opdracht of creditcard
• Begin onmiddellijk met het opvolgen van facturen die verschuldigd zijn
• Een actuele administratie bijhouden om mogelijke problemen te identificeren en, indien nodig, stappen ondernemen om ze op te lossen

De impact van betalingsachterstanden verminderen

Verminder de tijd die u besteedt aan de behandeling van betalingsachterstanden van klanten door te beschikken over:

• Duidelijke algemene voorwaarden: Wanneer u hebt afgesproken met een klant te werken, stuurt u hem uw algemene voorwaarden ter goedkeuring. Hoe beknopter hoe beter, want de kans is groter dat ze sneller worden goedgekeurd
• Effectief factureren: Er is een basis factuurformaat waar je je aan moet houden. Zorg ervoor dat u een factuurnummer, een vervaldatum en de gewenste betalingsoptie vermeldt. Zorg er ook voor dat u de factuur naar de juiste persoon stuurt

Hoe wanbetaling voorkomen en tot een minimum beperken

Om ervoor te zorgen dat betalingsachterstanden niet omslaan in oninbare vorderingen, moet u een consequente aanpak hanteren en uw overeengekomen kredietvoorwaarden opnieuw verzenden. Zo kunt u achterstallige betalingen aanpakken en vaststellen waar er problemen zijn.

Om vitaal geld binnen uw bedrijf te houden moet u:

• Minstens een week voordat de factuur verschuldigd is, herinneringen sturen
• Bellen voor een informeel gesprek om te begrijpen waarom de betaling te laat komt
• Tot een overeenkomst komen om eventuele problemen op te lossen en uitleggen hoe u de schuld wilt innen
• Pas uw factuurfrequentie aan en overweeg wekelijks in plaats van maandelijks te factureren
• Breng kosten in rekening voor achterstallige betalingen, wat een effectief afschrikmiddel is voor te late betalingen
• Schaf kredietvoorwaarden af of verlaag kredietlimieten voor hardnekkige wanbetalers
• Overweeg cashflowfinanciering en bescherming tegen dubieuze debiteuren, die bedrijven ondersteuning bieden bij de financiering en inning, om de gevolgen van betalingsachterstand te beperken
• Heronderhandelen van betalingsvoorwaarden voor een tijdelijke periode